Datenschutzhinweise Hinweisgebersystem
Wir, die Hilgenberg GmbH, Strauchgraben 2, 34323 Malsfeld, Tel.: +49 (0) 56 61 73 03 0, E-Mail: info@hilgenberg-gmbh.de, möchten Ihnen nachstehend erklären, wie wir Ihre personenbezogenen Daten über das Hinweisgebersystem verarbeiten. Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter hilgenberg-gmbh@dsb-moers.de gerne zur Verfügung. Weitere Kontaktdaten finden Sie unter www.dsb-moers.de.
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Der Betrieb unseres Hinweisgebersystems dient der Sicherstellung der Rechtskonformität unserer Prozesse, der Aufklärung von Sachverhalten sowie gegebenenfalls der weiteren Rechtsverfolgung. Zur Einrichtung und Betrieb des Hinweisgebersystems sind wir rechtlich verpflichtet; Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG). Dabei verarbeiten wir Daten zu möglichen Straftaten im Sinne des § 2 HinSchG. Sofern Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten bekanntgeben, verarbeiten wir diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO) respektive im Rahmen unserer rechtlichen Verpflichtungen nach Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO.
Sofern Ermittlungen im Beschäftigungskontext erfolgen, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG; sind hier besondere Daten betroffen so gilt § 26 Abs. 3 BDSG. Ferner können wir die Daten verarbeiten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren, Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Berechtige Interessen sind hierbei insbesondere die Plausibilitätsprüfung von Hinweisen, Verhinderung von weiterem oder zukünftigem Fehlverhalten, die Entlastung von Beschäftigten und die Erfüllung von Mitwirkungspflichten bei Aufklärungsmaßnahmen in Zusammenhang mit Strafverfolgungsbehörden.
Kategorien von Empfängern
Wir setzen im Rahmen des Hinweisgebersystems für spezielle Bereiche gesondert zur Verschwiegenheit und auf Datenschutz verpflichtete Dienstleistungsunternehmen ein, wo der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann. Diese Kategorien von Empfängern sind: Anbieter des Hinweisgeber-Portals. Sofern notwendig, beauftragen wir Dritte im Rahmen von Aufklärung und Bewertung von Sachverhalten, wie beispielsweise Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Sachverständige oder Forensiker.
Eine Weitergabe an Behörden erfolgt bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften oder auch zur weiteren Rechtsverfolgung. Sofern erforderlich, werden personenbezogenen Daten an Versicherungen übermittelt.
Eine Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittstaaten erfolgt nicht.
Dauer der Speicherung und Löschung von Daten
Im Rahmen des Hinweisgebersystems erhobene personenbezogene Daten werden nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere gemäß § 11 HinSchG gespeichert bzw. gelöscht (i.d.R. 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens), sofern nicht andere Rechtsvorschriften eine längere Aufbewahrung erfordern.
Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit
Sie können jederzeit Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten wahrnehmen. Kontaktieren Sie uns einfach auf den oben beschriebenen Wegen. Sofern Sie eine Datenlöschung wünschen, wir aber noch gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, wird der Zugriff auf Ihre Daten eingeschränkt (gesperrt). Gleiches gilt bei einem Widerspruch. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit können Sie wahrnehmen, soweit die technischen Möglichkeiten beim Empfänger und bei uns zur Verfügung stehen.
Beschwerderecht
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen.
Bereitstellungspflicht
Sinn und Zweck der Verarbeitung ist die Aufklärung von Sachverhalten zu Straftaten. Bitte stellen Sie uns zum Sachverhalt möglichst konkrete Angaben zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass weitere von Ihnen bei der Meldung gemachte Informationen, mit denen Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können, von der Organisation bei der Bearbeitung des Falles verarbeitet werden, auch wenn Sie eine anonyme Meldung abgeben.
Profiling
Im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Hinweisgeberfällen findet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
Technische Hinweise und Informationen zur Datensicherheit
Das Hinweisgebersystem enthält eine Möglichkeit zur anonymen Kommunikation über eine verschlüsselte Verbindung. Bei der Nutzung werden Ihre IP-Adresse und Ihr derzeitiger Standort zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Nach dem Absenden eines Hinweises erhalten Sie Zugangsdaten zum Postfach des Hinweisgebersystems, um mit uns weiterhin geschützt kommunizieren zu können.
Zur Sicherstellung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit unterhalten wir entsprechende technische Maßnahmen. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden auf einer besonders gesicherten Datenbank des eingesetzten Dienstleistungsunternehmens gespeichert.
Eingegebene Informationen ändern: Wenn Sie feststellen, dass Sie unvollständige oder falsche Angaben gemacht haben, erstellen Sie einfach eine neue Meldung im System, wobei Sie sich auf Ihre vorherige Meldung beziehen und Ihre Angaben korrigieren.
Wenn Sie beschlossen haben, im Zusammenhang mit der Erstellung einer Meldung ein sicheres Postfach einzurichten, können Sie Änderungen vornehmen, indem Sie sich mit der Kennnummer und dem von Ihnen eingerichteten Passwort in das System einloggen.
Stand der Datenschutzhinweise: 30.01.2025